Управление ресурсами: доходы и расходы

Управление ресурсами: доходы и расходы

По моим данным 67% провалов и сложностей при ведении своего дела, возникают из-за отсутствия управления финансами. Причём эта цифра касается, не только начинающего, но и небольшого, действующего бизнеса.

Интересно, что понимание важности в управлении своей деятельностью, есть практически у каждого предпринимателя. Но часто, серьёзно заниматься учётом, начинают только когда встаёт какой-нибудь острый и «неожиданный» вопрос. Например, когда «вдруг», надо привлечь средства на развитие, закрыть обязательства или когда неожиданно обнаруживается серьёзный «минус», по результату деятельности. Вариантов много.

Поэтому, цель этой статьи, показать практическую пользу учёта денег, которые, собственно,являются кровью любого бизнеса. А также, подсветить риски, которым подвергает себя организация любого размера, без ведения учёта расходов и доходов.

В этой статье, в понятие «Расходы и доходы» я буду вкладывать сугубо управленческий смысл. То есть речь пойдёт об информации, которая используется исключительно внутри бизнеса. Такая информация нужна прежде всего собственнику, который развивает и «болеет» за своё дело.

Зачем считать Расходы и Доходы?

Основание для взвешенных решений

Принимать решения, можно по-разному. Можно основываться на общем понимании и представлении, можно опираться только на данные аналитики.Но, как показывает практика, лучший вариант, это комбинация подходов: когда присутствуют, и понимание ситуации, и объективные данные, тогда возникает больше пространства для взвешенного манёвра.

Данные расходов и расходов, это то, на что можно опереться при принятии решения, чтобы не создавать себе проблем в работе. Вот, например, один небольшой застройщик, из-за страха не получить заказы на строительство, набрал их в большом количестве. Но из-за плохой оценки собственных сил, ему пришлось привлекать сторонние ресурсы, которые обошлись ему в кругленькую сумму. Ситуация, конечно, разрешилась, но за это «недоразумение» пришлось заплатить большей частью прибыли.

Контролировать и предупреждать

Долги возникают по двум основным причинам, либо по необходимости, либо по не знанию.

Разбираться с первым вариантом сейчас не буду. Это отдельная тема. А вот на вторую причину стоит обратить внимание, потому что её можно избежать. Действительно, понимая, что траты бизнеса превышают его доход, никто сознательно не пойдёт на бездумное увеличение долгов. Если уж и привлекать средства в долг, то с ясным пониманием того, как эти деньги помогут увеличить прибыль.

И с абсолютной уверенностью можно утверждать, что в этой ситуации, без учёта расходов и Доходов точно не обойтись. Ну, если, конечно, планируется развивать дело.

Оценивать эффективность своей работы и управлять

Ведь, что такое эффективность? По сути, это соотношение между результатом и затраченными на него ресурсами. А если не понятен объем использованных ресурсов для получения результата, то как его можно оценивать?

На практике это встречается, например, в виде потери финансов, по «непонятным» причинам. Вроде бы всё работает, а денег не прибавляется. А самое неприятное в том, что без анализа эффективности работы, решения с отрицательным результатом могут накапливаться как снежный ком и если ничего не делать, то он просто намотает бизнес на себя.

В качестве примера, могу привести человека, который занимается вязанием шерстяных вещей по заказу. Стоимость услуги соответствовала среднерыночной. Одним из конкурентных преимуществ, стало использование высококлассной пряжи. Цены на услугу и подход в продажах устоялись. А вот цены на материал нет. В итоге при сохранении цены на изделие, выросла цена на пряжу. Прибыль сократилась из-за того, что человек просто не обращал внимание на изменение стоимости материала. То есть не оценивал эффективность своего маленького производства, поэтому упустил выгоду

Возможность прогнозировать и планировать

Все прогнозы строятся на данных, полученных в прошлом. На основании этих данных строят тренды и предположения, проводят планирование. Чем больше данных, тем выше может быть точность прогноза. Конечно, если вы ведёте какое-то дело, то наверняка у вас есть общие данные, например по размеру выручки. Но важно понимать не только общую сумму, но и её структуру. Например, каковы расходы на содержание и управление бизнесом, расходы на рекламу (если она есть) и т.д. И в конце-концов, определяющая цифра – это прибыль.

Поэтому, только при наличии подробных данных, можно планировать будущие продажи, выстраивать ценовую политику, строить прогнозы и рассчитывать прибыль.

Выводы по разделу:

Кому нужен учёт расходов и доходов?

Каждому, кто стремится к росту, упорядочиванию и пониманию того, что он делает. Я убеждён, что вся финансовая информация должна стекаться к человеку, который «замутил» своё дело. Он должен видеть картину в целом и знать больше, чем его помощник или привлечённый бухгалтер. Думаю, что только так можно создать предпосылки к росту или удержать бизнес на желаемом уровне. Всё зависит от целей и желаний.

Какие риски закрывает ведение учёта Расходов и Доходов?

Считаю, что один из самых важных рисков – это отсутствие или дефицит денег в обороте. Неприятная штука, которая сильно тормозит развитие бизнеса. В этом случае, возникают так называемые «кассовые разрывы», когда не чем платить по обязательствам перед кредиторами или поставщиками,как результат - образуется задержка в оплатах. Отсюда, вытекает ещё ряд рисков. Например: снижение деловой репутации, «неприятные разговоры» с кредиторами, разрыв действующих контрактов и так далее.

Глубоко погружаться в эту тему не буду, потому, что цель этой статьи в том, чтобы в общих чертах обрисовать, пользу от ведения учёта расходов и доходов в любом деле. Вне зависимости от его размеров. А там, каждый сам решит, что с этим делать дальше.

Что мешает, вести учёт расходов и доходов?

Это, пожалуй, самый любопытный раздел. На мой взгляд, если исключить личностные характеристики собственника, то можно выделить четыре распространённые причины.

  1. Убеждение, что «это скучно»

Мне кажется самый распространённое утверждение. Думаю, что его корни растут из общего восприятия финансов, которое часто транслируется в обществе. Поэтому, считаю это убеждение навязанным. Скорее всего, за ним скрывается обычное непонимание полезности ведения учёта. А что, человек не понимает то, как правило, отвергает. Значит, тут можно перейти к пункту номер два.

  1. Непонимание, как и что считать. “Это сплошные заморочки”.

Чтобы избежать “заморочек” хорошо бы подучиться. Размер и цели вашего бизнеса, помогут определить степень погружения в тему. Здесь всё индивидуально. Кому-то будет достаточно общего представления и простых инструментов, а кому-то потребуется узнать больше.

Обучение необходимо, прежде всего для того, чтобы ясно понимать какая информация и для чего необходима, как её можно организовать и использовать. Разобраться во взаимосвязях и оценке решений.Определить ключевые показатели вашего дела, чтобы потом их использовать в управлении и планировании. Уверен, что приложенные усилия обернутся сторицей.

Учиться можно самостоятельно. В интернете достаточно информации. Можно пойти на курсы или если у вас не много времени, обратиться ко мне. Думаю, вместе мы разберёмся, что и как лучше сделать. Как минимум у вас появится ясность и понимание,что и как можно сделать и с чего начать.

  1. Продажи – это всё! Нет продаж, нечего считать

В принципе, я уже писал по этому поводу. Кому не лень, можно ознакомиться в этой статье.

В качестве комментария, этого пункта, приведу выдержку:

Продавать можно много и не иметь при этом прибыли. Прибыль – это результат комплексного подхода в управлении бизнесом. Продажи и реклама, это всего лишь часть этого подхода. Только комплексный подход помогает увеличить прибыль и даёт возможности роста.

  1. Жареный петух ещё не клюнул

Да, это уже грустная ситуация. До этого доводить не стоит. Тут, хотелось бы сказать лишь одно: профилактика заболевания гораздо дешевле, чем его лечение и борьба с последствиями.

С чего можно начать уже сейчас?

Со сбора и упорядочивания информации. Организуйте таблицу. Выделите 5, 10 или 30 минут в день на её заполнение. Пробуйте анализировать. Если не получается, пишите. Буду рад помочь.

Выводы:

  1. Учёт расходов и доходов – это универсальный инструмент, который можно использовать в любом деле. Вне зависимости от его размеров и области деятельности.
  2. Учёт помогает снизить риски и сильно сократить потери «на ровном месте»
  3. Понимание расходов и доходов, позволяет планировать, контролировать и вести своё дело в нужном направлении.
  4. Организация и ведение учёта – это дешевле, чем последствия, к которым может привести его отсутствие.

С уважением, к вам и вашему делу